FAQ - Quali regole seguire per l'invio di Newsletter e email pubblicitarie?
L'invio di newsletter, comunicazioni promozionali e qualsiasi altra tipologia di invio massivo di email, indipendentemente dal contenuto o dallo scopo del messaggio, è consentito su tutti i nostri server.
È tuttavia fondamentale che queste attività non compromettano il corretto funzionamento dell'infrastruttura. Un utilizzo improprio potrebbe infatti causare problemi quali l'inserimento del server in blacklist, il sovraccarico del mailserver e altre criticità che potrebbero compromettere la consegna delle email anche agli altri utenti del server.
Per evitare tali problematiche ed effettuare invii conformi senza rischiare limitazioni o blocchi, invitiamo a seguire attentamente le seguenti direttive.
| 1. | Raccogliere gli indirizzi email con conferma: utilizzare il sistema double opt-in per assicurarsi che gli utenti abbiano espresso un consenso chiaro, esplicito e verificabile. |
| 2. | Includere sempre un link di cancellazione: ogni email deve contenere un collegamento semplice e ben visibile che permetta all'utente di disiscriversi dalla mailing list. |
| 3. | Indicare chiaramente che si tratta di una comunicazione pubblicitaria: il carattere promozionale del messaggio deve essere facilmente identificabile, evitando qualsiasi possibile fraintendimento. |
| 4. | Inserire i dati aziendali completi: ogni email deve riportare il nome dell'azienda e l'indirizzo fisico completo. È preferibile evitare indirizzi di casella postale, indicando ove possibile un indirizzo fisico completo e verificabile. |
| 5. | Verificare che l'indirizzo email mittente sia funzionante: l'indirizzo utilizzato per l'invio deve essere attivo e in grado di ricevere risposte dagli utenti. |
| 6. | Rimuovere dalla lista gli indirizzi non più attivi: eliminare rapidamente gli indirizzi inesistenti o non più utilizzati. Alcuni provider trasformano infatti tali indirizzi in spam trap, cioè trappole per spammer, con il rischio che il dominio o il server vengano segnalati come fonte di spam. |
| 7. | Rimuovere gli indirizzi che generano errori di consegna: è importante controllare regolarmente gli errori di consegna e rimuovere dalla mailing list gli indirizzi che risultano non più raggiungibili. Gli indirizzi che restituiscono errori permanenti devono essere rimossi immediatamente. Tra i messaggi più comuni possono comparire, ad esempio: No Such User Here, User unknown, Recipient address rejected, 550 5.1.1, Mailbox does not exist, Invalid recipient, Domain not found. Anche gli indirizzi che continuano a restituire errori apparentemente temporanei dovrebbero essere rimossi dopo alcuni tentativi, poiché spesso si tratta di caselle non più utilizzate o abbandonate. Tra gli errori più frequenti: Mailbox full, Mailbox quota exceeded, Quota exceeded, Over quota, Disk quota exceeded, Delivery temporarily suspended, Connection timed out, Retry timeout exceeded, Temporarily deferred. Non è quindi sufficiente continuare a inviare messaggi agli stessi indirizzi ignorando gli errori di consegna: una mailing list deve essere periodicamente ripulita dagli indirizzi inesistenti o che risultano irraggiungibili in maniera continuativa. |
| 8. | Rispettare la soglia di 300 email all'ora: consigliamo di non superare le 300 email ogni ora per dominio, mantenendo così un margine rispetto al limite tecnico previsto dal servizio e lasciando spazio anche alle normali email generate dal dominio. Rispettare questa soglia contribuisce in maniera significativa a ridurre il rischio di rallentamenti, blocchi temporanei, blacklist e problemi di deliverability. Il rispetto di tale soglia non garantisce comunque la consegna dei messaggi, che dipende anche dalle politiche e dai sistemi antispam dei provider destinatari. |
| 9. | Evitare invii continuativi: fermo restando il limite orario indicato sopra, non sono previsti limiti rigidi sulla frequenza delle campagne, ad esempio un numero massimo di invii giornalieri o settimanali. È comunque necessario evitare invii massivi continuativi o comportamenti che possano generare un carico anomalo, numerosi errori di consegna, segnalazioni di spam o problemi alla reputazione dell'infrastruttura. In presenza di utilizzi problematici, l'account potrà essere temporaneamente limitato o sospeso. |
| 10. | Utilizzare correttamente i sistemi di autenticazione delle email: sui nostri hosting il record SPF è normalmente già configurato automaticamente. Ulteriori sistemi di autenticazione, come DKIM (anch'esso molto spesso già configurato automaticamente) e DMARC, possono essere consigliati dai provider destinatari soprattutto in presenza di volumi elevati di invio. Per le normali attività di posta elettronica la configurazione automatica prevista dal servizio hosting è generalmente adeguata. |
| 11. | Limitare gli invii verso i singoli provider: evitare di concentrare in poco tempo grandi quantità di email verso lo stesso provider, ad esempio Gmail, Outlook/Hotmail o Yahoo. È preferibile distribuire gli invii nel tempo, evitando picchi improvvisi e mantenendo una frequenza di invio quanto più possibile regolare. Un numero elevato di messaggi concentrato verso lo stesso provider può infatti causare rallentamenti, limitazioni temporanee o rifiuti della consegna. |
| 12. | Non utilizzare il server hosting come piattaforma di mailing massivo: il servizio hosting può essere utilizzato anche per newsletter e comunicazioni massive nel rispetto delle presenti direttive, ma non è pensato come piattaforma specializzata per campagne di invio intensive, molto frequenti o di grandi volumi. Per questo tipo di attività è preferibile utilizzare piattaforme professionali dedicate, in grado di gestire in modo specifico reputazione IP, throttling, feedback loop e politiche dei principali provider di posta elettronica. |
| 13. | Valutare l'utilizzo di un IP dedicato: per esigenze di invio superiori alla media è possibile acquistare, su richiesta, un IP dedicato. L'utilizzo di un IP dedicato consente di separare la reputazione degli invii da quella dell'infrastruttura condivisa e può offrire un maggiore controllo nella gestione delle attività di posta elettronica. Non garantisce tuttavia una migliore deliverability e non elimina la necessità di rispettare tutte le altre direttive riportate in questa pagina. |
Il rispetto delle presenti linee guida non garantisce automaticamente la consegna delle email. Ogni provider, ad esempio Gmail, Outlook, Yahoo e altri, applica proprie politiche e sistemi antispam per valutare reputazione del dominio e del server mittente, il contenuto dei messaggi, il comportamento di invio e la qualità delle liste di destinatari.
Qualora un'attività di invio dovesse compromettere la reputazione del server o creare problemi all'infrastruttura condivisa, potranno essere applicate limitazioni temporanee o sospensioni dell'invio anche nel caso in cui non siano stati superati specifici limiti numerici.
Seguire attentamente queste linee guida consente di ridurre il rischio di limitazioni, blocchi e problemi di consegna durante l'invio di newsletter, comunicazioni promozionali e altre tipologie di email massive, contribuendo al tempo stesso a preservare la reputazione del proprio dominio e dell'infrastruttura condivisa.
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