FAQ - Quali regole seguire per l'invio di Newsletter e email pubblicitarie?

Invio di newsletter ed email massive

L'invio di newsletter, comunicazioni promozionali e qualsiasi altra tipologia di invio massivo di email, indipendentemente dal contenuto o dallo scopo del messaggio, è consentito su tutti i nostri server.

È tuttavia fondamentale che queste attività non compromettano il corretto funzionamento dell'infrastruttura. Un utilizzo improprio potrebbe infatti causare problemi quali l'inserimento del server in blacklist, il sovraccarico del mailserver e altre criticità che potrebbero compromettere la consegna delle email anche agli altri utenti del server.

Per evitare tali problematiche ed effettuare invii conformi senza rischiare limitazioni o blocchi, invitiamo a seguire attentamente le seguenti direttive.


Linee guida per l'invio di newsletter ed email massive
1. Raccogliere gli indirizzi email con conferma: utilizzare il sistema double opt-in per assicurarsi che gli utenti abbiano espresso un consenso chiaro, esplicito e verificabile.
2. Includere sempre un link di cancellazione: ogni email deve contenere un collegamento semplice e ben visibile che permetta all'utente di disiscriversi dalla mailing list.
3. Indicare chiaramente che si tratta di una comunicazione pubblicitaria: il carattere promozionale del messaggio deve essere facilmente identificabile, evitando qualsiasi possibile fraintendimento.
4. Inserire i dati aziendali completi: ogni email deve riportare il nome dell'azienda e l'indirizzo fisico completo. Non è ammesso l'utilizzo della sola casella postale.
5. Verificare che l'indirizzo email mittente sia funzionante: l'indirizzo utilizzato per l'invio deve essere attivo e in grado di ricevere risposte dagli utenti.
6. Rimuovere dalla lista gli indirizzi non più attivi: eliminare rapidamente gli indirizzi inesistenti o non più utilizzati. Alcuni provider trasformano infatti tali indirizzi in spam trap, cioè trappole per spammer, con il rischio che il dominio o il server vengano segnalati come fonte di spam.
7. Rimuovere gli indirizzi che generano errori di consegna: eliminare tempestivamente gli indirizzi che producono errori permanenti o ripetuti, ad esempio mailbox full, cioè casella piena, message size exceeded, cioè dimensione massima superata, o delivery expired, cioè tempo massimo di consegna scaduto, evitando così di compromettere la reputazione del dominio e del server.
8. Rispettare il limite di 300 email all'ora: non superare il limite di 300 email ogni ora per dominio. Tale limite rappresenta il valore massimo consigliato per ridurre il rischio di rallentamenti, blocchi temporanei, blacklist e problemi di deliverability. Superando questo tetto, con molta probabilità il server non processerà i messaggi; inoltre, rispettare questo limite dovrebbe migliorare la deliverability, proteggere la reputazione del dominio e del server, ridurre il rischio di finire in blacklist e di subire penalizzazioni.
9. Evitare invii continuativi: non effettuare campagne email massive in modo continuativo. Anche in assenza di limiti tecnici rigidi, qualora venissero rilevati comportamenti anomali o problematici, l'account potrà essere temporaneamente limitato o sospeso per tutelare la stabilità e la sicurezza dell'infrastruttura.
10. Limitare gli invii verso i singoli provider: evitare di inviare grandi quantità di email in poco tempo verso lo stesso provider, ad esempio Gmail, Outlook/Hotmail o Yahoo. È consigliabile distribuire gli invii nel tempo e non superare indicativamente 10-15 messaggi all'ora per singolo dominio destinatario. Un numero elevato di messaggi concentrato sullo stesso provider può essere interpretato come attività sospetta o spam e può causare limitazioni o blocchi temporanei della consegna.
11. Non utilizzare il server hosting come piattaforma di mailing massivo: il server hosting non è progettato per gestire campagne massive o ricorrenti. Per questo tipo di attività è consigliabile utilizzare piattaforme professionali dedicate, in grado di gestire correttamente reputazione IP, throttling, feedback loop e le politiche dei principali provider di posta elettronica.
12. Valutare l'utilizzo di un IP dedicato: per esigenze di invio superiori alla media è possibile acquistare su richiesta un IP dedicato. Questo può offrire un maggiore margine operativo nella gestione della reputazione, ma non sostituisce né elimina l'obbligo di rispettare tutte le altre direttive riportate in questa pagina.

Importante

Il rispetto delle presenti linee guida non garantisce automaticamente la consegna delle email. Ogni provider, ad esempio Gmail, Outlook, Yahoo, ecc., applica algoritmi e politiche proprie per valutare reputazione del dominio, contenuto dei messaggi, comportamento di invio e qualità delle liste di destinatari.

Qualora un'attività di invio dovesse compromettere la reputazione del server o creare problemi all'infrastruttura condivisa, potremmo applicare limitazioni temporanee o sospendere l'invio delle email anche nel caso in cui non siano stati superati specifici limiti numerici.


In conclusione

Seguendo attentamente queste linee guida sarà possibile inviare newsletter, comunicazioni promozionali e qualsiasi altra tipologia di email massiva in modo efficace, riducendo al minimo il rischio di limitazioni o blocchi e contribuendo a preservare la reputazione del proprio dominio e dell'infrastruttura condivisa.

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